Volgens wetenschappers werkt het maken van de takenlijsten contraproductief. Ik ben er zelf ook van overtuigd dat je veel meer tijd kunt winnen met het bestrijden van afleidingen en met het versterken van je focus dan met de takenlijsten.
En toch, van mijn workshops ‘Flirten met Tijd’ weet ik dat vele mensen het heel fijn vinden om met takenlijsten te werken.
Hieronder waag ik een verzoeningspoging tussen sceptische wetenschappers en de hectiek van de werkvloer. Op een compromisvolle wijze overbrug ik de wetenschappelijke bezwaren met behulp van de workshopervaringen door volgende 11 tips:
- Maken van takenlijsten is geen werken. Houd het heel kort.
- Een takenlijst is geen boodschappenmandje. Je kunt niet alles door elkaar gooien, vlees en groenten, vuilniszak en eieren. Maak beter een takenlijst per project. Dus, scheid de taken die betrekking hebben op het project ‘administratie bijhouden’ van de taken die voortvloeien uit het project ‘koude acquisitie voorbereiden’.
- Te veel taken maakt verward en gefrustreerd, beperk je dagelijkse taken tot een overzichtelijk minimum.
- Maak aparte lijstjes voor makkelijke en moeilijke taken en switch regelmatig tussen beiden, anders zal je eindigen met het continu uitstellen van moeilijke taken.
- Bepaal welke projecten echt urgent zijn en welke projecten zo belangrijk zijn dat je ze niet lang mag uitstellen. Echt urgente projecten pak je als eerste aan en daarna de echt belangrijke zaken. Let op dat je niet alleen de ‘brandjes blust’. Zorg voor een gezonde mix tussen de urgente en de belangrijke taken.
- Ken aan elke taak/project een tijdsdimensie. Wanneer kan je beginnen en hoeveel tijd kan je eraan besteden?
- Laat elke dag 1 tot 2 uur leeg in je agenda voor de ‘waan van de dag’ en laat elke werkdag een kwartiertje vrij voor bewust ontspannen.
- Belangrijk: voer de taken in je Outlook agenda in een verticale kolom tussen 9 uur en (hopelijk) 5 uur. Projecten voer je in een horizontale rij van maandag tot vrijdag en verder. Geef aan elke project een kleur voor de overzichtelijkheid.
- Werk bij ingewikkelde projecten/taken met behapbare tijdsintervallen van 15 minuten waarbij de stelregel, bij stress en/of tijdsgebrek en/of tegenzin, is – ‘beginnen is winnen’.
- Eindig je werkdag met het maken van een takenlijst voor morgen/volgende week.
- Mits je ’s avonds aan je werk terug moet denken, denk alleen aan afgeronde taken.
Met flirtlerige groeten,
Dražen Lisak
